Smarte Prozesse
Wiederkehrende Arbeit läuft im Hintergrund – zuverlässig und ohne Zutun.
In vielen Teams frisst manuelle, sich wiederholende Arbeit wertvolle Zeit: E-Mails sortieren, Daten übertragen, immer gleiche Rückfragen beantworten. Wir bauen KI-gestützte Automatisierungen und interne Assistenten, die solche Aufgaben strukturiert vorbereiten oder im vereinbarten Rahmen übernehmen können.
Das Problem
Standardaufgaben binden Mitarbeitende, die eigentlich an wichtigeren Themen arbeiten sollten. Bestehende Tools sind oft nicht miteinander verbunden, Informationen liegen verstreut, und jede Ausnahme landet am Ende doch wieder auf dem Schreibtisch eines Menschen.
Unsere Lösung / So gehen wir vor
Prozessaufnahme
Wir schauen uns den bestehenden Ablauf genau an: wo Zeit verloren geht und wo Automatisierung wirklich etwas bringt.
Konzept
Ein konkreter Plan, welche Schritte automatisiert werden und wie Mensch und System dabei zusammenarbeiten.
Automatisierung & Integration
Anbindung an die im Projekt relevanten Systeme und Datenquellen – mit klaren Übergabepunkten und manuellen Kontrollmöglichkeiten.
Test & Übergabe
Der neue Ablauf läuft zunächst parallel mit und wird erst nach erfolgreichem Test scharfgeschaltet.
Für wen passt das?
Besonders passend
- Teams mit wiederkehrenden, klar beschreibbaren Abläufen
- Unternehmen, in denen Informationen zwischen E-Mail, Dateien und Fachsystemen übertragen werden
- Verantwortliche, die Automatisierung zunächst an einem begrenzten Prozess prüfen möchten
Eher nicht passend
- Prozesse, die häufige Einzelfallentscheidungen ohne erkennbare Regeln erfordern
- Automatisierungen ohne benannte fachliche Verantwortung und Möglichkeit zur Kontrolle
Typische Anwendungsfälle
- Vorsortierung und Zusammenfassung wiederkehrender E-Mail-Anfragen
- Übertragung strukturierter Informationen zwischen festgelegten Arbeitsschritten
- Interner Assistent für klar abgegrenzte Wissens- oder Ablagefragen
Was Sie davon haben
- Weniger manuelle Routinearbeit im Team
- Ein nachvollziehbarer Ablauf für wiederkehrende Aufgaben
- Weniger Medienbrüche und manuelle Übertragungen im vereinbarten Prozess
- Mehr Zeit für Aufgaben, die menschliche Einschätzung erfordern
Lieferumfang
- Dokumentierter Ist-Prozess und abgegrenzter Automatisierungsfall
- Konzept für Ablauf, Rollen, Ausnahmen und Kontrollpunkte
- Umgesetzter Prototyp oder Workflow im vereinbarten Umfang
- Testprotokoll, Einweisung und definierte Übergabe
Ablauf und Ihre Mitwirkung
- Sie stellen einen fachlichen Prozessverantwortlichen und repräsentative Beispiele bereit.
- Sie prüfen Ausnahmen und Ergebnisse vor dem produktiven Einsatz.
- Gemeinsam definieren wir, wann ein Mensch eingreifen oder einen Vorgang freigeben muss.
Realistischer Zeitrahmen
Ein klar abgegrenzter Pilot kann je nach Ausgangslage in einigen Wochen umsetzbar sein. Datenqualität, Freigaben, Ausnahmen und die Zahl der beteiligten Systeme bestimmen den tatsächlichen Aufwand; ein genauer Zeitplan entsteht nach der Prozessaufnahme.
Technik und Sicherheit
Ob und wie KI, Regeln oder klassische Automatisierung eingesetzt werden, hängt vom Prozess und seinen Daten ab. Zugriffe, Datenflüsse, Protokollierung und menschliche Kontrollpunkte werden kontextabhängig festgelegt; sensible Prozesse benötigen gegebenenfalls zusätzliche fachliche und rechtliche Prüfung.
Häufige Fragen
Muss der Prozess schon vollständig standardisiert sein?
Nein, aber die wiederkehrenden Schritte und wichtigsten Ausnahmen sollten gemeinsam beschreibbar sein. Die Prozessaufnahme hilft dabei, die geeignete Grenze für einen ersten Piloten zu finden.
Entscheidet die Automatisierung selbstständig?
Nicht pauschal. Je nach Risiko kann sie nur vorbereiten, sortieren oder einen Vorschlag machen. Freigaben und Eskalationen werden ausdrücklich im Ablauf definiert.
Lust, das anzugehen?
Kostenloses Erstgespräch – wir klären gemeinsam, ob und wie wir Ihnen hier konkret helfen können.
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